Al 5 jaar bestier ik de marketing en communicatie afdeling van een grote franchise formule, gericht op hypotheken en verzekeringen. Wij doen het goed, houden ons aan de regulering en zijn succesvol. Mijn afdeling bestaat uit een senior marketing man met daaraan gekoppeld twee medewerkers, een senior communicatie dame en ook zij heeft twee medewerkers, dan mij als hoofd en daarnaast huren we nog regelmatig professionals in om een passende bijdrage te leveren aan verschillende acties, ik kan met een gerust hart zeggen dat we het goed voor elkaar hebben.

Afgelopen zomer hebben we in combinatie met ons reclamebureau een geweldige “zomercheck”-actie gedaan. Een soort APK voor je financiële situatie. Als reclame verspreiden we zo’n 30.000 magazines door heel Nederland in wijken waarvan wij, door goede data analyse, weten dat we makkelijk aan nieuwe klanten kunnen komen. Deze mensen kunnen een “zomercheck” doen en deze pagina kosteloos aan ons retourneren via ons antwoordnummer. Zo verwachten wij voor ieder van onze 125 vestigingen zo’n vier nieuwe klanten te werven.

De hele maand regende het al antwoordenveloppen in alle soorten en maten, Postnl doet er een elastiekje omheen met een codering omdat we ze apart moeten betalen. Eén van de communicatie junioren telt ze keurig iedere ochtend en maakt geeft in de management rapportage de juiste aantallen door. Dit jaar zaten we op ruim 800 reacties, een geweldig resultaat!

Dat hadden we gedacht, want er lagen dus 800 formulieren die verwerkt moesten worden! 800, en eerlijk is eerlijk, ik ben het afdelingshoofd, ik voel me niet geroepen om al die dingen te verwerken in een excel-bestandje om vervolgens mailtjes naar alle vestigingen te maken. Overigens niemand van mijn team heeft er, gezien de huidige stand van zaken, tijd voor om die dingen in het systeem te zetten, dus ik heb in het hoofdenoverleg afgelopen maand, aangedrongen om dit bij de receptioniste neer te leggen, zodat zij, als ze niks te doen heeft, hieraan kan beginnen.

We waren een paar weken verder en ik had nog steeds geen lijstje gekregen en vroeg me echt af hoe het nou stond met de formulieren, deze mensen hebben tijd gemaakt om die zomercheck in te vullen, die moeten natuurlijk wel nagebeld worden door onze vestigingen, of in ieder geval zo snel mogelijk een afspraak mee gemaakt worden.

Wat geïrriteerd liep ik naar beneden en zag de stapel met 800 enveloppen, keurig in twee blauwe kunststof bakken onder haar bureau staan. “Sorry, maar ik heb er nog geen tijd voor gehad!” bitste ze me toe toen ik besloot dat het anders moest, beter moest en sneller moest.

Via via kwam ik bij KEYERS-net uit, data verwerking tegen aantrekkelijke en concurrerende tarieven. Gedurende ons gesprek werd me wel duidelijk dat het hier om een professional ging en ik heb haar gevraagd een offerte te maken voor het verwerken van de twee bakken.

Binnen een week! Hadden we alles terug, klaar en overzichtelijk in een bestand waar we ook nog wat mee konden. Ze had, als extraatje, de dichtstbijzijnde kantoren van ons aan een klant gevoegd en we konden met 1 selectie, alles gemakkelijk doormailen naar de betreffende kantoren.

We hebben afgesproken dat als we weer een keer zo’n actie doen, waarbij mensen zelf wat kunnen invullen, dat we dan al vooraf even met haar praten over hoe we dat het beste kunnen aanvliegen, want ook internetformulieren bevatten meer informatie, dan je doorgaans weet.

Daarom dus kozen en kiezen wij voor KEYERS-net, doortastende hulp afgebakende responstijd, precies wat onze afdeling nodig heeft.

Anne-Wil, Hoofd Marketing en Communicatie