Het moet toch al gauw weer een jaar geleden zijn geweest, dat ik Nederland ontvluchtte voor een korte vakantie in Italië. Ik doe dat altijd zo rond de herfstvakantie. Dan wordt het in Nederland al vroeg donker en het weer regenachtig en grauw. En alleen al het idee dat ik op datzelfde moment op het Piazza San Carlo in Turijn op een terras kan zitten, geeft me al voorpret voor meer dan een maand!

Elk jaar probeer ik die trip te combineren met iets waar ik mezelf of Keyers-net verder mee breng. Dat kan een opleiding zijn die bijdraagt aan mijn kennis over de laatste software of een training in customer insights. Dat heeft me al op verschillend plekken gebracht. Zoals die keer in Palermo op een opleiding Business English. Misschien sowieso al een onzalig plan: zakelijk Engels leren in Italië, maar deze opleiding sloeg alles. “Welcome, you like English to talking?” begon de trainer met een zwaar Siciliaans accent. En ik wist: hier moet ik heel snel weg..

Beurs in Milaan

Vorig jaar combineerde ik mijn vakantie met een internationale beurs in Milaan. Waar het oog reikte stonden vertegenwoordigers van de mooiste en meest efficiënte systemen om data te verwerken. U denkt wellicht: hoe spannend kan dat zijn? Geloof me: voor mij is dat hemel op aarde! Na een dag lang slenteren, een tas vol brochures, 14 keycords, 12 memorysticks en 8 flesjes water later (wat is dat toch altijd met die beurzen; kunnen bedrijven niets origineler bedenken) kwam ik lichtelijk vermoeid aan op een van de terrassen van het beurscomplex. Een soort grote tuintafels met schalen panini en salades en ik schoof aan bij een delegatie waarvan ik dacht dat het buitenlanders waren. Groot was mijn verbazing toen iemand zich voorstelde met: “Hallo ik ben Dirk-Jan. Wie ben jij?”

Blind vertouwen in technologie?

Dirk-Jan bleek hoofd te zijn van een data entry afdeling. Het bedrijf waarvoor hij werkte, was een webshop. “Dan is dit vast een mooi uitje voor je,” bracht ik luchtig. Hij stemde in, maar bleef wel erg serieus kijken. ‘Toch vind ik hier niet wat ik zoek,’ zei hij. En hij begon te vertellen over hoe ingewikkeld het soms is om een afdeling data entry te runnen. “Het is hollen of stilstaan,” vervolgde hij.
Dirk-Jan vertelde mij een verhaal dat ik inmiddels van veel afdelingshoofden ken. De tijden van piekwerkzaamheden zijn niet altijd te voorspellen. En als het er dan op aankomt, en er moeten -zoals in het geval van Dirk-Jan- duizenden productomschrijvingen door zijn team worden ingevoerd, kom je handen tekort. Dirk-Jan had gehoopt op een mirakel in Milaan. Een nieuwe software pakket… Een nieuw systeem… Iets wat zijn team van data entry medewerkers kan helpen in tijden van extreme drukte! Dirk-Jan en ik namen afscheid, wisselden gegevens uit en ik beloofde hem in Nederland terug te bellen. Na de beurs begon ik aan een welverdiende vakantie. De Italiaanse zon deed me goed, maar het probleem van Dirk-Jan liet me toch niet helemaal los. Aangekomen in Nederland, deed ik hem een voorstel.

Mensen maken het verschil

Ik vertelde Dirk-Jan dat de meest ingenieuze software of het beste data entry systeem zijn probleem, en dat van zijn team, niet ging verhelpen: “Het zijn uiteindelijk jouw eigen mensen, aangevuld met een team op de achtergrond die het verschil gaan maken.” Dirk-Jan keek me enigszins verbaasd aan: “Een team op de achtergrond…? Hoe bedoel je?”  Ik stelde hem voor dat hij de data entry werkzaamheden gedurende het jaar gewoon over zijn eigen medewerkers verdeelt. Voortaan zal hij echter een deel van die taken reserveren voor het Data Entry Dream Team, een team van medewerkers van Keyers-net. Dat team raakt op die manier gewend aan het type gegevens dat het team van Dirk-Jan verwerkt. “Op het moment van topdrukte, afwezigheid of ziekte.. vervolgde ik, voer je de werkzaamheden voor dat team op en is jouw team ervan verzekerd dat jullie kunnen leveren.”

Verzeker je tegen topdrukte

En toen zei hij: “Prima: ga maar doen!”  Nee hoor. Eerlijk gezegd zat er tussen mijn voorstel en het moment dat Dirk-Jan akkoord ging, nog best een tijdje. Tijd die hij nodig had om zichzelf te overtuigen dat dit wel eens kon werken. Maar ook tijd om zijn leidinggevende en zijn team voor te bereiden. Inmiddels werkt zijn team samen met ons team op afstand. Bij topdrukte staan er altijd mensen opgesteld en dat geeft toch wel heel erg veel rust. Of zoals Dirk-Jan dat zelf zegt: : “Ik voel me gerustgesteld bij de gedachte dat ik altijd een extra team heb.” Ook veel andere opdrachtgevers maken inmiddels gebruik van de verzekering tegen topdrukte.

Het jaar is voorbij gevlogen. Inmiddels ben ik weer in Italië voor mijn jaarlijkse vakantie. Ik kijk terug op een mooi jaar en bedenk me drie dingen: Ten eerste: ik moet toch echt vaker op vakantie.. Ten tweede: mooi dat de inzet van data entry medewerkers het nog steeds wint van technologie… En drie: ik ben zo blij dat ik dit jaar niet in een bedompt klaslokaal in Palermo  zit… Proost en tot snel!

Meer weten over Backoffice Assurance, kijk hier.